ワークプレイスオペレーションスペシャリスト・Administration
Tech Stack
Must-Have Requirements
- ✓5+ years of practical experience in facilities management, office services, general affairs/administration, or office manager roles
- ✓3+ years of practical experience with vendor management related to office operations
- ✓Ability to manage multiple tasks simultaneously and respond flexibly to uncertain situations
- ✓Experience maintaining and improving workplace environment through employee communication and negotiation
- ✓Track record of proactively and continuously tackling complex issues and identifying improvement opportunities
- ✓Native-level Japanese proficiency
- ✓Business-level English proficiency
Nice to Have
- -Hospitality mindset and joy in supporting members and organizations
- -Bright and positive communication skills with diverse members and stakeholders
- -Experience planning and operating internal and external events
- -Experience with applications such as CAD, Adobe Photoshop, or Adobe Illustrator
Description
ウーブン・バイ・トヨタについて ウーブン・バイ・トヨタは、トヨタの100年に一度のモビリティ・カンパニーへの変革に寄与していきます。「自分以外の誰かのために」発明を続けたという歴史からインスピレーションを受けた私たちのミッションーそれは、モビリティの定義を拡げ、そしてモビリティが社会に貢献する方法を拡張し、人を想うイノベーションで、モビリティの常識に挑み続けることです。
私たちは4つの柱を中心に活動しています：自動運転・先進運転支援システム技術のAD/ADAS、SDV（ソフトウェア定義車両）のための車両ソフトウェア生産プラットフォームであるArene、モビリティのテストコースであるWoven City、そして協業基盤を支えるデジタル・インフラストラクチャのCloud & AIです。また、ビジネスに不可欠な機能がこれらのチームの実装を下支えし、一丸となって「事故ゼロ社会」と「幸せの量産」の実現に向けて取り組んでいます。
=========================================================================
チームについて トヨタはモビリティの意味を再定義します。ヒト、モノ、情報、そしてエネルギーを動かし、モビリティの常識に挑み続けます。Woven Cityでは、このような様々なモビリティを生み出し、試すテストコースとして、ヒト中心の街・実証実験の街・未完成の街をコンセプトに、幸せの量産を目指します。 Woven Cityには未来のモビリティへの想いを共有する多様な仲間が集まります。Inventors（インベンターズ／発明家）、住民、ビジターは、ヒト・モビリティ・社会インフラが連携する街の形をしたテストコースで、生活をしながら様々なプロダクトやサービスを実証します。 Administrationチームは、Woven City Management（WCM）組織全体の総務・アドミニストレーション業務を統括する部門です。 管理機能を担うProject Governance組織に所属し、WCM全体へのオペレーションサポートを提供しています。 本ポジションでは、メンバーが自身の業務に集中し最大限のパフォーマンスを発揮できるよう、職場環境の整備、日常オペレーションの効率化・標準化を推進していただきます。 レポートラインはAdministrationチームのマネージャーとなり、勤務形態はハイブリッド（オフィス勤務とリモート勤務の併用）です。 Woven Cityに関する詳細は、以下をご覧ください： https://www.woven-city.global/jpn/
求める人材 WCMにおけるファシリティ運営、オフィス改善、社内コミュニケーションイベントの企画・実行など、運営面の中核を担うアドミニストレーションアシスタントマネージャーを募集します。
業務内容
日々のファシリティ／アドミニストレーション業務を統括し、WCMオフィスの運営効率およびホスピタリティ向上を図ること
会社の成長やオペレーション要件を踏まえ、中長期的なファシリティニーズを企画・立案すること 総務・管理オペレーションのプロセスを設計・改善し、ガイドラインおよび関連ドキュメントを整備・維持すること 社内スタッフ向けイベント（全社イベント、部門イベント等）を企画・調整・実行し、会場手配、ケータリング、スケジュール調整などのロジスティクスを含め、チームの一体感とポジティブな職場文化の醸成を推進すること オペレーション予算をモニタリング・管理し、コスト効率と財務面の健全性を確保すること
WCMの全従業員、契約社員、サプライヤー担当者との間で、信頼に基づく良好な関係を構築・維持すること
業務上のニーズに応じて、出張が発生する場合があります
必須条件 ファシリティマネジメント、オフィスサービス、総務・アドミニストレーション、またはオフィスマネージャーとしての実務経験5年以上 オフィスオペレーションに関するベンダーマネジメントの実務経験3年以上 複数のタスクを同時並行で管理でき、不確実性の高い状況においても柔軟に対応できること 従業員とのコミュニケーションやネゴシエーションを通じて、職場環境の維持・改善を推進してきた経験 複雑な課題に対し、主体的かつ継続的に取り組みながら解決へ導き、改善の機会を自ら見出してきた実績 日本語：ネイティブレベル、英語：ビジネスレベルでの実務運用能力
歓迎条件 メンバーや組織を支えることに喜びを感じる、ホスピタリティマインド 多様なメンバーやステークホルダーと、明るく前向きにコミュニケーションができる方 社内外イベントの企画・運営経験 CAD、Adobe Photoshop、Adobe Illustratorなどのアプリケーションの利用経験に抵抗がない方